Escala de trabalho, como fazer?

Em Comportamento profissional por André M. Coelho

O horário perfeito de trabalho é algo que muitos gerentes se esforçam. Infelizmente, poucos realmente conseguem. Isto apesar do fato de que a tecnologia facilitar do que nunca a simplificar o processo e obtê-lo na primeira vez.

Se você usa aplicativos de agendamento online, tenha suas próprias ferramentas como Excel ou confie no método de caneta e papel, existem alguns pontos importantes para ter em mente. Os pontos de Teese vão da construção de mudanças em seus melhores funcionários para planejar o pior para usar as melhores ferramentas para o trabalho. Este artigo irá discutir as principais dicas para criar o cronograma de trabalho perfeito para sua equipe.

O que exatamente é uma escala de trabalho?

Antes que possamos começar a criar o horário perfeito de trabalho, vale a pena considerar o que o produto final ideal será parecido. Vamos passar por cima das coisas que o horário de trabalho do seu negócio deve fazer.

1. Turnos

Em primeiro lugar, o seu horário de trabalho precisa garantir que cada turno seja pessoal adequadamente para cada posição. Você pode não precisar de um barman em todos os turnos de almoço durante a semana, mas talvez você precise de três pessoas atrás do bar na sexta-feira e noites de sábado. Sempre obtenha os números certos.

2. Eventos

Para isso, esteja ciente dos eventos – seja locais ou nacionais – que possa causar um pico incomum nos clientes. Eventos esportivos, shows, festivais e performances de teatro são todas as coisas para anotar. Além disso, fique de olho na lista de reservas. Normas de semana podem normalmente ser lentas, mas você não quer ser pego de surpresa pela única vez há várias reservas de festas grandes em uma terça-feira.

3. Erros

O segundo requisito do seu horário de trabalho é que ele deve ser completamente livre de erros. Provavelmente parece que estamos afirmando o óbvio, mas fazer um horário de trabalho não é um processo simples. É muito mais fácil cometer um erro do que é fazer uma programação de trabalho perfeita. Aqui estão os três erros de agendamento mais comuns:

Agendar duplamente um funcionário. Digamos que você tenha um funcionário que trabalha algumas mudanças como host e outros como busser. Certifique-se de que os membros da equipe como este não são agendados duas vezes durante o mesmo horário.

Agendando pessoal para a posição errada. Não importa quão incrível uma linha de linha esteja em seu trabalho, isso não significa que eles saibam como trabalhar a grelha. Não agende um funcionário para uma posição que eles não foram treinados para fazer.

Certifique-se de que você não está dando um funcionário de meio período muitos turnos. Esses membros da equipe podem ter outros compromissos fora do trabalho que não podem perder. Da mesma forma, a equipe em tempo integral precisa ser dada mudanças suficientes para atender às suas obrigações financeiras. No entanto, evite dar um único funcionário muitas mudanças em qualquer semana. Isso ajuda a manter os custos de mão-de-obra para baixo, já que você não terá que pagar mais dinheiro por horas extras.

Se você puder evitar esses três erros comuns, você está no caminho certo. Mas o que mais precisa ser feito para tornar o horário perfeito de trabalho? Simplesmente declarado, a programação de trabalho perfeita é aquela que mantém você e sua equipe feliz, maximizando a eficiência e os lucros. Então, como este Santo Graal é criado? Comece com as 10 dicas listadas abaixo.

Uma boa escala de trabalho considera bem as necessidades da empresa e dos funcionários para aumentar a efetividade da empresa. (Imagem: SecretData.info)

Conheça sua equipe para fazer a escala de serviço

Conhecer sua equipe é talvez a parte mais básica da criação de um horário de trabalho. Tão básico, de fato, que você pode estar se perguntando por que até nos incomodamos mencionando isso. Nós trazemos para o simples fato de que muitos gerentes fazem um trabalho abaixo do padrão de realmente conhecer seus funcionários. Alguns até pulam completamente este passo.

Todos eles estão preocupados é ter certeza de que há pessoas suficientes para cobrir cada turno. Então, por que saber sua equipe tão importante? Porque permite que você faça escolhas para promover o sucesso do negócio, em vez de apenas obter servidores suficientes para a corrida do almoço.

Realmente sabendo que os membros da sua equipe lhe derem a liberdade e a flexibilidade de misturar e combinar habilidades, pontos fortes, fraquezas e tipos de personalidade (apenas para citar alguns) para criar a mudança perfeita para qualquer situação. Para facilitar esse processo, recomendamos fazer uma lista que inclua:

O nome do empregado
Habilidades relevantes
Certificações.
Status de meio período ou horário normal de trabalho
Restrições de horas extras.
Tipo de personalidade (por exemplo, saída, amigável, introvertido, etc.)
Outras notas que você pode achar útil (por exemplo, eficiente, pode lidar com uma grande multidão, meticulosa, etc.)

Dessa forma, quando você está tentando montar a programação, você pode se referir à sua lista para encontrar o funcionário certo para preencher um buraco em uma grande mudança em vez de tentar confiar em sua memória. Em seguida, como você aprende mais sobre seus funcionários, adicione à lista para que você tenha uma foto completa de cada membro da equipe. Mesmo uma lista básica dos traços e habilidades do seu funcionário pode tornar o próximo passo infinitamente mais fácil.

Construa sua escala de horários em torno de seus melhores funcionários

Nós todos sabemos quem são nossos melhores funcionários. Se você não fizer isso, é hora de fazer uma lista como mencionamos acima. Considere traços como eficiência, personalidade, experiência e quão bem eles trabalham com os outros. Depois de ter sua lista, construa muda em torno dos funcionários mais adequados para esse horário em particular.

Isso serve dois propósitos:

Primeiro, garante que o (s) empregado (s) mais adequado (es) mais adequado para cada turno esteja funcionando então. Assim, por exemplo, os funcionários mais eficientes trabalham durante a maior corrida (almoço), enquanto os funcionários funcionam quando os clientes são mais propensos a demorar (jantar). Isso não quer dizer que você não quer alguma aparência de eficiência e personalidade em todos os turfos, mas é mais provável que um funcionário se define e converse com um cliente por cinco minutos provavelmente não é a primeira escolha para o meio-dia correr.

O segundo propósito servido pela construção de mudanças em torno de seus melhores funcionários é que você sabe que você tem um núcleo de experiência em que outros funcionários podem confiar. Um funcionário experiente pode melhorar rapidamente a qualidade de uma mudança porque outros, menos experientes, os funcionários assistem, aprendem e aumentam para os padrões mais altos. Isso é verdade para novos funcionários que ainda estão em treinamento, bem como contratações recentes que o fizeram através do treinamento, mas ainda estão aprendendo as cordas. Misturando alguns dos seus melhores funcionários com alguns dos seus novos funcionários é uma ótima maneira de criar estabilidade em todos os turnos.

Estabeleça um método de comunicação para o regime de escala

A comunicação é importante para qualquer negócio. Mas no restaurante e indústrias de varejo, pode significar a diferença entre ter funcionários suficientes para cobrir uma mudança e ser de curto prazo. Estabelecer um método de comunicação em toda a equipe facilita a você e seus funcionários saberem exatamente onde procurar seu horário de trabalho. Não há mais pesquisa por e-mail, mensagem instantânea e aplicativos de texto para encontrar o novo horário de trabalho ou essa solicitação de tempo que você precisa. Todo mundo usa a mesma ferramenta para que todos estejam na mesma página.

Se você ainda não tiver, crie este método de comunicação em toda a equipe imediatamente. Com a maioria das pessoas usando smartphones nos dias de hoje, sua melhor aposta é escolher um método que faça uso dessa tecnologia Omni-presente. Texting é um desses métodos. Mensagens instantâneas é outra.

Outra ótima opção é um aplicativo. Ele é uma ferramenta feita especificamente para restaurantes, por isso é preciso toda a adivinhação deste importante passo. Apps são poderosas ferramentas de agendamento com ferramentas de comunicação igualmente poderosas. Isso permite que você melhore a comunicação interna por meio do bate-papo e ao compartilhamento de mensagens, fotos, vídeos e links. Além disso, você pode se comunicar com um indivíduo específico, um grupo ou todos os funcionários ao mesmo tempo. Estes e outros recursos de comunicação fazem aplicativos sua melhor aposta para a comunicação em toda a equipe.

Conheça os tipos de escala de trabalho

São 6 os tipos de escala de trabalho. Tenha em mente que de acordo com a categoria profissional dos seus funcionários, a escala pode ter particularidades ou obrigatoriedades por parte da legislação.

Escala tipo 5×1: 5 dias de trabalho, 1 de folga

Escala tipo 5×2: 5 dias de trabalho, 2 de folga

Escala tipo 6×1: 6 dias de trabalho, 1 de folga

Escala tipo 12×36: 12 horas de trabalho, 36 de folga

Escala tipo 18×36: 18 horas de trabalho, 36 de folga

Escala tipo 24×48: 24 horas de trabalho, 48 de folga

Faça a liberação da programação rapidamente

A liberação de um novo horário de trabalho é sempre um tempo nervoso para os funcionários. A maioria vai funcionar para seus próprios calendários pessoais para começar a planejar suas vidas pessoais e ver se há algum grande conflito. Seus funcionários precisam desse momento para se ajustar. Além disso, você precisa dar bastante tempo para esses conflitos e as mudanças que trazem, para serem resolvidas. É por isso que é tão importante obter a programação o mais rápido possível.

Recomendamos finalizar e distribuir a programação pelo menos duas semanas antes do final do cronograma atual. Isso dá aos seus funcionários muito tempo para:

Programar e reprogramar compromissos pessoais
Turnos de horário comercial
Encontre um substituto
Fale com você sobre os dias e momentos em que eles trabalham

A maneira mais rápida de distribuir sua programação é com um aplicativo baseado em nuvem. Esses aplicativos permitem que você produza um documento, poste on-line e conceda acesso para que seus funcionários possam ver a programação vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana, trezentos e sessenta e cinco dias por ano. Isso é muito mais rápido do que tentar distribuir uma cópia impressa para cada membro da equipe.

E como um bônus de economia de tempo adicionado, quando você faz alterações no documento on-line, eles são instantaneamente visíveis para todos os envolvidos. Isso torna a resolução de conflitos e tornando as substituições muito mais fáceis. Também reduz a confusão de ter várias cópias da programação ao redor.

Preferências e limites de escala de trabalho

No mais básico, honrar as preferências de trabalho e solicitações de tempo de folga constrói boa vontade, aumenta a satisfação dos funcionários e ajuda você a manter bons funcionários. É uma parte bastante importante do processo de agendamento, para dizer o mínimo. Também pode ser uma parte incrivelmente demorada do processo de agendamento.

Mas você pode reduzir o tempo necessário para processar todas essas informações, mantendo as preferências de trabalho de seus funcionários e solicitações de tempo em um só lugar. Não importa se é uma pasta de papel, uma nota rápida no seu telefone ou um documento no seu computador. O que importa é que você se refira com as informações frequentemente ao criar sua programação.

Uma das maneiras mais eficientes de fazer isso é usar um documento mestre baseado em nuvem semelhante ao documento que você usou para criar e distribuir sua programação. Você pode dar permissão aos seus funcionários para adicionar a este documento e pedir-lhes para enviar suas preferências de trabalho e tempo em um único local. É muito parecido com ter uma caixa de solicitação de tempo limite montada na parede na sala de break, apenas esta “caixa” é acessível a qualquer hora, em qualquer lugar.

Depois de estabelecer como seus funcionários enviam suas preferências de trabalho e solicitações de tempo limite, é essencial que você configure algumas regras para governar o processo. Você deve resolver coisas como quando os funcionários podem e não podem solicitar tempo de folga, até onde a solicitação precisa ser feita e qualquer coisa específica para o seu negócio. Por exemplo, devido à maneira como sua programação é construída, os funcionários só podem ser capazes de tirar folga em blocos de cinco dias ou menos. Que certamente deve ser descrito nas regras.

Você precisará definir as regras que determinam como você decide entre solicitações sobrepostas que podem se tornar mais e mais comuns como abordagem de feriados. Você pode adaptar a rubrica para resolver conflitos de tempo para caber em cada situação específica, mas você deve sempre considerar coisas como a antiguidade, razão para o pedido, o que é melhor para o negócio, e quando o pedido foi submetido. Estabelecer regras como essas serve para tornar o processo de resolução transparente e claro para seus funcionários.

Você pode explicar aos funcionários as razões específicas porque você deixou um funcionário liberado, por exemplo (motivos como senioridade, o funcionário ter feito o pedido primeiro, etc), em vez de deixar o funcionário que havia algum tipo de favoritismo envolvido. Isso mantém todos felizes, mantém tudo funcionando sem problemas e ajuda a evitar conflitos entre todas as partes envolvidas.

Receba os funcionários para fazer parte da agenda de trabalho

A coisa sobre o agendamento que a maioria dos gerentes esquece é que eles não precisam fazer todo o levantamento pesado por conta própria. Proporcionar aos seus funcionários a oportunidade de fazer parte do agendamento é uma ótima maneira de:

Pegue um pouco do fardo
Mantenha-os envolvidos em seu trabalho.

Considere o agendamento de um ou dois dos seus melhores funcionários para cada turno como uma maneira de começar. Em seguida, dê a todos o acesso a essa programação incompleta e permita que eles preencham quando quiserem trabalhar.

Se você quiser tentar este método de agendamento, permita alterações para um período de tempo definido (talvez dois dias), em seguida, feche a programação para alteração externa. Finalmente, passe e faça alterações de acordo com o que cada turno precisa. Quando tudo estiver terminado em sua satisfação, disponibilize a programação para todos novamente.

Se você está agendando tudo desde o get-go, você pode considerar tentar este novo método por alguns meses para ver como funciona. Agendamento de aplicativos como Sling tornam isso fácil. Você cria um documento comum on-line e, em seguida, dá a todos o acesso a esse documento por alguns dias. Quando é hora de finalizar a programação, feche o documento, faça suas alterações e reabri-la para visualização. É tão fácil.

Funcionários devem encontrar seus próprios substitutos para a jornada de trabalho

Dando aos seus funcionários a responsabilidade de encontrar um substituto para cobrir sua mudança quando eles não podem funcionar é outra maneira possível reduzir sua própria carga de trabalho. Em vez de ter o funcionário, ligue para você para dizer que eles não chegarão hoje, o funcionário pode enviar uma notificação informando a todos que ele está doente e que ele precisa de um substituto. A rede de comunicação em toda a equipe mencionada anteriormente no artigo é a pedra angular desse processo.

Outros funcionários que estão dispostos a trabalhar podem responder igualmente tão rápido. Algo que poderia ter feito uma hora ou mais e inúmeras chamadas telefônicas por sua parte, agora podem ser concluídas em questão de minutos. Dito isto, você deve sempre ter diretrizes para garantir que as coisas não saiam da mão e afetem negativamente o seu negócio. Primeiro, certifique-se de que todos sabem que todos os negócios, substituições e substituições devem ser aprovados por você, o gerente, e que nada é final até que você vá em frente. Informar todos os membros da equipe que esta disposição está em vigor para que cada turno receba a mistura certa de habilidades.

Outra boa diretriz para ter é que todas as substituições, negociações e substituições devem ser alguém que tenha feito o trabalho antes, e ainda pode fazê-lo com um grau razoável de eficiência. Você não quer um subbing de busboy para um cozinheiro ou um cozinheiro subbing para um servidor.

Exigindo que eles encontrem seus próprios substitutos é uma ótima maneira de incutir uma sensação de maturidade e pensamento em seus funcionários. Além disso, ajuda os funcionários a se sentirem envolvidos no negócio e pensam sobre o que está envolvido no processo de agendamento. Ao mostrar aos seus funcionários, o que está envolvido na criação de um cronograma de trabalho e encontrando substitutos, você pode criar uma sensação de que o cronograma não é algo para ser alterado de qualquer jeito. Se eles estão agendados e eles são capazes, eles precisam trabalhar.

Crie um gráfico de disponibilidade de horários na empresa

Às vezes, um funcionário não consegue encontrar um substituto para cobrir sua mudança. Quando isso acontece, cabe a você encontrar alguém para trabalhar. É tempos como aqueles quando um gráfico de disponibilidade faz a coisa toda for muito mais suave.

Emergências surgirão. É inevitável. Mas em vez de deixar tudo para o acaso, um gráfico de disponibilidade pode atuar como seu “plano B”. A versão mais simples é apenas uma lista de cada funcionário e que dias e horários estão disponíveis para funcionar. Eles podem não ser agendados para todos esses dias e horários e, portanto, podem estar dispostos a pegar uma mudança extra aqui ou ali. A versão mais complicada é outra lista completa de programação disponível funcionários que podem entrar durante cada turno.

Pense no seu gráfico de disponibilidade como a segunda string em uma equipe de basquete. Se alguém não puder “jogar”, você tem uma série de escolhas que estariam dispostas a sair do banco. Em última análise, isso simplifica o processo substituto, tomando o pensamento. Também pode reduzir o estresse envolvido quando a necessidade de um substituto de última hora surge.

Tenha um calendário reserva para o seu reserva

O poeta Robert queima uma vez escreveu sobre os esquemas de ratos e homens e como eles muitas vezes ficam perdidos. Não importa quão cuidadosamente uma coisa seja planejada, algo ainda pode dar errado. Se você foi gerente por qualquer período, você está bem familiarizado com este fato da vida. Então, embora você tenha seu gráfico de disponibilidade que descreve os funcionários que estão disponíveis para trabalhar em curto prazo, você pode precisar de um backup para este backup, ou um plano C ao seu plano B.

É por isso que recomendamos a criação de uma lista de trabalhadores de tempo parcial confiável e confiável que você pode entrar em contato quando todas as outras opções falharam. Esses trabalhadores podem ser ex-funcionários que deixaram bons termos ou possíveis funcionários que entrevistaram, mas não foram contratados. Você pode pensar que essas pessoas nunca estariam dispostas a entrar em um curto prazo, mas você nunca sabe até que você pergunte. Ex-funcionários podem esperar para trabalhar com sua equipe novamente, e os possíveis funcionários podem pular à chance de obter um dedo do pé na porta.

Use a melhor ferramenta para escala de funcionário

Se você já tentou dirigir um prego com uma chave de fenda, você sabe a importância de usar as melhores ferramentas para o trabalho em mãos. Criar um horário de trabalho não é diferente. As ferramentas certas podem facilitar o trabalho e mais rápido concluir.

Mesmo as ferramentas destinadas a outros fins (como o Word ou Excel) podem simplificar o processo de agendamento quando comparado ao método de caneta e papel antigo. E agora, com computação em nuvem penetrando cada canto do mundo dos negócios, versões online gratuitas da palavra e do Excel (por exemplo, Planilhas do Google) tornam o processo ainda mais simples.

Então, enquanto você já pode estar usando um ou outro desses aplicativos, é realmente o melhor ajuste para o trabalho? Existe uma ferramenta melhor disponível? Para restaurantes, há ferramentas disponíveis que são especificamente adaptadas à indústria do restaurante. Apps contêm recursos poderosos que ajudam a construir sua programação mais fácil do que nunca.

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Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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