Planilha de escala de trabalho: como fazer?

Em Comportamento profissional por André M. Coelho

Fazer uma planilha de horário de trabalho com caneta e papel pode parecer simples, mas nem sempre funciona com o moderno ambiente de trabalho. Você quer que sua programação seja fácil de editar e imediatamente compartilhável, e as planilhas, como Excel, Google Planilhas, e LibreOffice são uma ótima opção para isso.

Se você está planejando seu próprio dia de trabalho ou organizando uma equipe de funcionários, é fácil de fazer com esses modelos simples de programação de trabalho.

Por que fazer uma planilha de escala de trabalho?

Agendar as escalas de trabalho dos funcionários pode parecer simples, pensando que eles tem que entrar no horário X e sair no horário Y. Eles aparecem às 9, vão para casa às 5 e recebem o fim de semana. Esta é uma grande simplificação, e para muitas empresas, a realidade é muito diferente.

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Muitas empresas trabalham em padrões de turnos, onde funcionários diferentes têm conjuntos de habilidades variados. Faça um restaurante – as chances são que você não quer que seu garçom cobrindo na cozinha, então você tem que ter certeza de que você tem a mistura certa de pessoas trabalhando a qualquer momento.

O Excel, Planilhas do Google, LibreOffice, e outros programas semelhantes permitem que você faça programações de trabalho fáceis de usar que você pode compartilhar rapidamente com sua equipe. Eles são limpos, concisos e podem ser rapidamente editados para garantir que todos saibam quando devem estar trabalhando.

Embora a opção mais eficiente seja automatizar seus horários de trabalho por meio de software, as planilhas são uma boa opção alternativa para acompanhar as horas que seus funcionários estão funcionando.

Escolha um modelo para a planilha de escala de trabalho

Agendamentos de trabalho podem vir em muitas formas e tamanhos diferentes.

O importante é ter uma imagem clara do que você deseja alcançar com sua programação. Para algumas pessoas, isso significará planejar sua programação de trabalho pessoal a cada dia, enquanto para outras pessoas, pode significar agendar uma equipe em turnos durante toda a semana.

Qualquer cronograma que você esteja criando, você quer se concentrar na facilidade de uso. Você deve ser capaz de olhar para um horário de trabalho e saber quem precisa ser onde a que horas. Isso também pode permitir que você rastreie rapidamente as horas para folha de pagamento e certifique-se de que tudo esteja planejado para a semana seguinte.

Como ambos os horários pessoais de trabalho e agendas de equipe são comumente usados, mostraremos como criar cada um na planilha de sua escolha.

Planilha de trabalho

Comece sempre com uma planilha de escala de trabalho simples para depois ir incrementando. (Imagem: Best Templates)

Como fazer planilha de horário de trabalho?

Um horário de trabalho em planilha está lá para tornar sua vida mais fácil, então você não quer gastar todo o seu tempo criando um modelo. Aqui estão dois modelos fáceis que você pode rapidamente, sem precisar de habilidades de alto nível .

Como alternativa, você pode baixar um modelo de planilha gratuito e começar imediatamente. Porém, não recomendamos essa opção.

Isso porque é melhor você começar em uma planilha limpa, do zero, para incrementá-la de acordo com suas necessidades, e ir aprendendo as funcionalidades ao longo do tempo.

Programação diária pessoal: passo a passo

1. Abra o Excel, Planilhas do Google, ou LibreOffice e inicie uma nova planilha em branco

2. Selecione as células A1 para E2 e clique em “Mesclar e Centralizar”

3. Digite “Agenda semanal” ou o que você quiser nomear sua agenda em A1: E2

4. Escolha o tamanho da sua fonte e o alinhamento centralizado

5. Selecione as células F1 para H2 e a partir da lista suspensa “Bordas”, escolha todas as bordas

6. Entre “Hora de início em F1”, “Intervalo de tempo em F2” e “Data de início em F3”

7. Selecione todas as células e redimensione para ajustar o texto

8. Na célula A3, insira “Hora”

9. Na célula A4, insira a sua hora de início, e. 7.00.

10. Na célula A5, insira o próximo intervalo de tempo que você deseja seguir, e. 7.30. Use a alça de preenchimento destacando as duas células e arrastando-as do canto inferior direito para continuar a sequência

11. Na célula B3, digite o primeiro dia que você deseja iniciar a semana com e. segunda-feira

12. Arraste do canto inferior direito do B3 para a direita para continuar a sequência

13. Selecione a linha 3 e ajuste o texto à sua preferência

14. Selecione a coluna A e ajuste o texto à sua preferência

15. Selecione todas as células e alinhe centralizado

16. Escolha preencher cores para se adequar às suas preferências

17. Selecione o corpo da sua programação e do menu escolha “Todas as Bordas”

18. Salve sua programação como modelo/template

Planilha de trabalho em turnos para uma equipe

1. Abra o Excel, Planilhas do Google, ou LibreOfficee inicie uma nova planilha em branco

2. Selecione as células A1 para E2 e clique em “Mesclar e Centralizar”

3. Digite “programação semanal” ou o que você quiser nomear sua programação no A1: F2

4. Escolha o tamanho da sua fonte e o alinhamento centralizado

5. Selecione as células F1 para H2 e da lista suspensa “Bordas”, escolha todas as bordas

6. Digite as datas no eixo Y, e os nomes dos seus funcionários no eixo X deixando um espaço entre o nome de cada funcionário para inserir sua posição

7. Adicione as horas de cada funcionário e a posição que estão trabalhando

8. Use cores de preenchimento para personalizar cada linha para suas preferências

A importância da escala de trabalho

Se você é uma grande empresa ou um indivíduo, a escala de trabalho é de vital importância. Você quer tirar o máximo proveito de seus recursos e isso significa maximizar seu uso do tempo.

Nem sempre sobre a quantidade de tempo gasto funcionando – é sobre a qualidade do tempo gasto funcionando, e através de bom agendamento, você pode tornar seu negócio muito mais eficiente. Se isso está planejando seu próprio dia ou fazendo boas rotas para seus funcionários, os horários de trabalho podem fazer uma grande diferença.

Que tal um software de escala de trabalho?

O agendamento pode parecer um pequeno detalhe, mas pode ser muito importante para o seu negócio. A escala de trabalho da sua equipe no momento certo não só faz o seu negócio funcionar mais suavemente, mas também ajuda a manter a moral.

Você não quer estar sobrecarregando sua equipe, e você não quer ser desnecessariamente pagando horas extras, por isso vale a pena obter o agendamento certo.

Essa maneira para garantir que isso aconteça usando o software para escalas de trabalho. Existem diversas opções no mercado, e podemos te ajudar a escolher o melhor. Basta deixar nos comentários e iremos te orientar!

Sobre o autor

Autor André M. Coelho

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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