Kanban: o que é? Metodologia e sistema!

Em Comportamento profissional por André M. Coelho

Kanban é um método popular de gerenciamento de fluxo de trabalho enxuto para definir, gerenciar e melhorar os serviços que oferecem trabalho de conhecimento. Ajuda você a visualizar o trabalho, maximizar a eficiência e melhorar continuamente.

O trabalho é representado nas placas Kanban, permitindo otimizar a entrega do trabalho em várias equipes e lidar até com os projetos mais complexos em um único ambiente.

Originada da indústria de fabricação, mais tarde se tornou um território reivindicado por equipes de desenvolvimento de software ágil. Recentemente, começou a ser reconhecido por unidades de negócios em vários setores.

Kanban: o que é?

A palavra japonesa “Kanban”, que significa “quadro visual” ou um “sinal”, tem sido usada no sentido de uma definição de processo desde a década de 1950. Foi desenvolvido e aplicado pela Toyota como um sistema de agendamento para a fabricação just-in-time.

Por outro lado, o termo capitalizado “Kanban” é conhecido e associado ao surgimento do “método Kanban”, que foi definido pela primeira vez em 2007.

Inicialmente, ele surgiu como um sistema de agendamento para manufatura enxuta, originária do Sistema de Produção Toyota (TPS). No final da década de 1940, a Toyota introduziu a fabricação “Just In Time” em sua produção. A abordagem representa um sistema de tração. Isso significa que a produção é baseada na demanda do cliente, e não na prática de pressão padrão para produzir mercadorias e empurrá -los ao mercado.

Seu sistema de produção exclusivo lançou as bases da manufatura enxuta. Seu objetivo principal é minimizar as atividades de resíduos sem sacrificar a produtividade. O principal objetivo é criar mais valor para o cliente sem gerar mais custos.

Metodologia Kanban

No início do século XXI, os principais players da indústria de software perceberam rapidamente como o Kanban poderia mudar positivamente a maneira como os produtos e serviços foram entregues.

Com um foco aumentado na eficiência e aproveitando os avanços na tecnologia de computação, Kanban deixou o domínio da indústria automotiva e foi aplicada com sucesso a outros setores comerciais complexos, como TI, desenvolvimento de software, P&D e outros.

De fato, o que agora reconhecemos como o método Kanban surgiu no início de 2007. É resultado de anos de teste, experiência e esforços conjuntos de figuras líderes na comunidade Lean e ágil.

Você pode começar a construir seu sistema Kanban, configurando o conselho mais simples do Kanban com três colunas básicas – “solicitadas”, “em andamento” e “feito”. Quando construído, gerenciado e funcionando corretamente, serve como um repositório de informações em tempo real, destacando gargalos no sistema e qualquer outra coisa que possa interromper as práticas de trabalho suaves.

O Kanban otimiza a produtividade de empresas e indivíduos como uma estratégia de organização eficiente, prática, e fácil de aprender. (Imagem: Wrike)

Mas como funciona o método Kanban?

Antes de explorar os valores Kanban com mais detalhes, gostaríamos de estabelecer que o método na forma e na forma que abraçamos e usamos hoje surgiu devido aos esforços colaborativos de muitas pessoas. A comunidade Kanban em expansão deve reconhecer essas idéias e contribuições como tal.

David J. Anderson (um pioneiro no campo de Lean/ Kanban para o trabalho de conhecimento e um dos pais fundadores do método) formulou o método Kanban como uma abordagem para o processo e evolutivo e os sistemas incrementais mudam para organizações de trabalho de conhecimento. Ele está focado em fazer as coisas, e seus fundamentos podem ser divididos em dois tipos de princípios e seis práticas.

Vamos examinar quais são os princípios Kanban.

1. Princípios de gerenciamento de mudanças

Comece com o que você faz agora

Concorde em buscar uma mudança incremental e evolutiva

Incentive atos de liderança em todos os níveis

2. Princípios de prestação de serviços

Concentre -se nas necessidades e expectativas do cliente

Gerencie o trabalho, não os trabalhadores

Revise regularmente a rede de serviços

Princípios Kanban de gerenciamento de mudanças

Misturando com os processos já estabelecidos, buscando mudanças evolutivas e melhoria contínua. Vamos dar uma olhada nos princípios de gerenciamento de mudanças Kanban.

Princípio 1: comece com o que você faz agora

O Kanban oferece a flexibilidade de usar o método sobre os fluxos de trabalho, sistemas e processos existentes sem interromper o que já está em vigor. O método reconhece que os processos, funções, responsabilidades e títulos existentes têm valor e geralmente valem a pena preservar.

Naturalmente, ele destacará questões que precisam ser abordadas e ajudarão a avaliar e planejar as mudanças, para que sua implementação seja o mais não-discreta possível.

Princípio 2: concordo em buscar uma mudança incremental e evolutiva

O método Kanban foi projetado para atender à resistência mínima. Incentiva pequenas alterações incrementais e evolutivas contínuas no processo atual, implementando formulários de colaboração e feedback. Em geral, mudanças abrangentes são desencorajadas porque geralmente encontram resistência devido ao medo ou incerteza.

Princípio 3: incentive atos de liderança em todos os níveis

A liderança em todos os níveis deriva dos insights e atos cotidianos das pessoas para melhorar sua maneira de trabalhar. Por mais insignificante que você pense, cada observação compartilhada promove uma mentalidade de melhoria contínua (Kaizen) para atingir o desempenho ideal em um nível de equipe/departamento/empresa. Isso não pode ser uma atividade no nível da gerência.

Princípios Kanban de prestação de serviços

Kanban visa desenvolver uma abordagem orientada a serviços. Requer que você entenda profundamente as necessidades de seus clientes, crie uma rede de serviços em que as pessoas se auto-organizam em torno do trabalho e garanta que seu sistema evolui continuamente.

Princípio 1: Concentre -se nas necessidades e expectativas do cliente

O valor de valor para o cliente deve estar no centro de cada organização. Compreender as necessidades e expectativas de seus clientes chama a atenção à qualidade dos serviços fornecidos e ao valor que ele cria.

Princípio 2: Gerencie o trabalho

O gerenciamento do trabalho em sua rede de serviços garante que você capacite as habilidades das pessoas de se auto-organizarem em torno do trabalho. Isso permite que você se concentre nos resultados desejados sem o “ruído” criado pelo micro-gerente das pessoas que prestam os serviços.

Princípio 3: revise regularmente a rede de serviços

Uma vez desenvolvido, uma abordagem orientada para o serviço requer avaliação contínua para promover uma cultura de atendimento ao cliente. Através do uso de revisões regulares da rede de serviços e avaliação das políticas de trabalho aplicadas, o Kanban incentiva a melhoria dos resultados entregues.

Práticas Kanban no trabalho

Ao procurar implementar o método Kanban, toda organização deve ter cuidado com as etapas práticas. Seis práticas principais precisam estar presentes para uma implementação bem-sucedida. Embora domine -os seja vital, é um processo em evolução – quase 40% de todas as organizações admitem que a maneira como eles usam as práticas do Kanban ainda amadurecem. Vamos dar uma olhada mais de perto e entender quais são as seis práticas de Kanban.

Visualize o fluxo de trabalho

Limite o trabalho em andamento

Gerencie o fluxo

Torne as políticas de processo explícitas

Implemente loops de feedback

Melhore a colaboração

1. Visualize o fluxo de trabalho

Para visualizar seu processo com um sistema Kanban, você precisará de um quadro com cartões e colunas. Cada coluna na placa representa uma etapa no seu fluxo de trabalho. Cada cartão Kanban representa um item de trabalho.

A primeira e mais importante coisa para você é entender o que é preciso para obter um item de uma solicitação para um produto entregue. Reconhecer como o trabalho flui através do seu sistema o colocará no caminho para a melhoria contínua, fazendo mudanças bem observadas e necessárias.

Quando você começa a trabalhar no item X, você o puxa da coluna “para fazer” e, quando é concluído, move-o para “feito”. Dessa forma, você pode rastrear facilmente o progresso e identificar gargalos. Naturalmente, seu conselho Kanban pode ter uma perspectiva diferente, pois depende de suas necessidades e processos específicos.

2. Limite o trabalho em andamento

Uma das principais funções do Kanban é garantir que um número gerenciável de itens ativos esteja em andamento a qualquer momento. Se não houver limites de trabalho em andamento, você não está fazendo Kanban. Mudar o foco de uma equipe no meio do caminho geralmente prejudicará o processo, e a multitarefa é uma rota certa para gerar desperdício e ineficiência.

Limitando o trabalho em angamento significa implementar um sistema de tração nas peças ou no fluxo de trabalho completo. A configuração de itens máximos por estágio garante que um cartão seja “puxado” apenas para a próxima etapa quando houver capacidade disponível. Tais restrições iluminarão rapidamente áreas problemáticas em seu fluxo para que você possa identificá-las e resolvê-las.

3. Gerencie o fluxo

Gerenciar o fluxo é gerenciar o trabalho, mas não as pessoas. Por fluxo, queremos dizer o movimento de itens de trabalho através do processo de produção em um ritmo previsível e sustentável.

Um dos principais objetivos ao implementar um sistema Kanban é criar um fluxo suave e saudável. Em vez de gerenciar as pessoas e tentar mantê-las ocupadas o tempo todo, você deve se concentrar em gerenciar os processos de trabalho e entender como obter esse trabalho mais rápido através do sistema. Isso significaria que seu sistema Kanban está criando valor mais rapidamente.

4. Torne as políticas de processo explícitas

Você não pode melhorar algo que não entende. É por isso que seu processo deve ser claramente definido, publicado e socializado. As pessoas não associariam e participariam de algo que não acreditam que seria útil.

Quando todos estão familiarizados com o objetivo comum, eles poderiam trabalhar e tomar decisões sobre um impacto positivo. Esparsa, visível, bem definida e sujeita a alterações (se/quando necessário), as políticas de trabalho têm o poder de aumentar a auto-organização das pessoas.

5. Loops de feedback

Para equipes e empresas que desejam ser mais ágeis, implementar loops de feedback é uma etapa obrigatória. Eles garantem que as organizações estão respondendo adequadamente a possíveis mudanças e permitem a transferência de conhecimento entre as partes interessadas.

Kanban sugere o uso de cadências (loops de feedback) no nível da equipe, bem como as cadências orientadas a serviços.

Um exemplo de cadência no nível da equipe é a reunião diária da equipe Kanban para rastrear o status e o fluxo do trabalho. Ajuda a identificar a capacidade disponível e o potencial para aumentar o ritmo da entrega. Ocorre em frente ao Conselho Kanban, e todo membro diz aos outros o que fizeram no dia anterior e o que farão hoje.

As cadências orientadas a serviços em Kanban, como operações, prestação de serviços e reuniões de risco, visam sincronizar e melhorar sua prestação de serviços. A saída dessas revisões, como entender o que está bloqueando a entrega eficaz de serviço, deve servir como uma entrada de tomada de decisão para a melhoria contínua da sua rede de serviços.

Embora as reuniões focadas e regulares com menos participantes provaram ser uma boa prática, a duração ideal de cadências Kanban específicas depende do seu contexto, do tamanho da equipe e dos tópicos.

6. Melhore a colaboração (usando modelos e o método científico)

A maneira de obter melhoria contínua e mudanças sustentáveis dentro de uma organização é através da implementação colaborativa de mudanças com base em métodos, feedback e métricas cientificamente comprovados.

Cultivar uma cultura organizacional em que toda hipótese é comprovada ter resultados positivos ou negativos é crucial para o desenvolvimento de uma mentalidade focada na melhoria por meio de mudanças evolutivas.

Principais benefícios do Kanban

As principais razões para a adoção do método Kanban são a necessidade de maior visibilidade do trabalho e melhoria contínua. Vamos revelar mais alguns dos benefícios de usar o Kanban hoje.

1. Maior visibilidade do fluxo

A idéia básica de Kanban está visualizando todos os trabalhos. Dessa forma, o conselho do Kanban se transforma em um centro informativo central, e todos estão na mesma página. Todas as tarefas são visíveis e nunca se perdem, o que traz transparência a todo o processo de trabalho. Todo membro da equipe pode ter uma atualização rápida sobre o status de cada projeto ou tarefa.

2. Velocidade de entrega aprimorada

O Kanban oferece várias maneiras para os gerentes de projeto monitorarem de perto e fazer análises informadas da distribuição do trabalho. Com uma visão clara dos itens de trabalho concluídos por um certo período de tempo, os estágios em que as tarefas gastam os gargalos mais longos, são fáceis de identificar. As equipes podem enfrentar esses desafios para melhorar seu fluxo de trabalho e, finalmente, sua taxa de entrega.

3. Alinhamento entre metas de negócios e execução

Promovendo a transparência, incentivando o feedback e as reuniões regulares de revisão, as práticas do Kanban permitem alinhar os objetivos estratégicos da empresa com o trabalho diário das equipes. Esse alinhamento entre a direção dos negócios e a execução aumenta a agilidade de uma organização. Ele permite que as equipes se adaptem às mudanças de prioridades e reorganizações devido a mudanças no mercado ou requisitos do cliente.

4. Previsibilidade aprimorada

Depois de criar uma placa Kanban e começar a acumular itens de trabalho, você poderá entender seu processo em profundidade com métricas de fluxo. Analisando os gastos com as tarefas de tempo em seu fluxo de trabalho (tempo de ciclo) permitirá que você melhore suas previsões sobre quanto trabalho você pode oferecer no futuro. A compreensão da consistência da sua taxa de entrega (taxa de transferência) tornará suas previsões mais precisas e suas decisões com base em dados históricos.

5. Capacidade aprimorada de gerenciar escala e dependências

A prática intrínseca do kanban à visualização também é aplicada quando se trata de mapear e gerenciar dependências. Começar com o que você faz agora significa visualizar as dependências atuais e gerenciar o fluxo entre eles. O gerenciamento de dependências fornece informações sobre o estado atual de um fluxo de trabalho e idéias de melhoria. Por outro lado, também permite total transparência para o gerenciamento estratégico sobre o fluxo de trabalho e os links existentes entre as equipes.

6. Aumento da satisfação do cliente

A origem do método Kanban – o sistema de tração em que se baseia implica que o trabalho é feito quando há uma demanda. Em outras palavras, Kanban navega para reduzir o desperdício trabalhando apenas em tarefas necessárias no momento. Além disso, ao aplicar técnicas de visualização e introduzir limites de trabalho em andamento no processo, você garantirá que o resultado final seja ajustado às expectativas do seu cliente.

Aplicando Kanban em toda a organização para agilidade corporativa

Por natureza, Kanban é um método adaptável aplicável em todas as camadas organizacionais. Você pode usar as placas Kanban conectadas para mapear o gerenciamento de seus portfólios e conectar a estratégia à execução. Com a ajuda do conceito de portfólio Kanban, as organizações podem colher os benefícios dos princípios e práticas de Kanban em vários níveis de gerenciamento.

A abordagem do Kanban pode ser usada de quatro formas diferentes:

Nível de equipe Kanban

Nível do projeto/produto

Nível do programa

Nível estratégico

Kanban em poucas palavras

Um sistema Kanban é mais do que notas pegajosas na parede. A maneira mais fácil de entender o Kanban é adotar sua filosofia e aplicá -la ao seu trabalho diário. Se você ler, entender e ressoar com seus princípios fundamentais, a transição prática pareceria lógica e até inevitável.

Visualizar o fluxo de trabalho, definir limites de WIP, gerenciar o fluxo, garantir políticas explícitas e melhorar continuamente levará seu processo muito além do que você poderia pensar. Lembre -se de organizar loops regulares de feedback, e todas essas peças juntos revelarão o poder real de Kanban.

Tentar aprender o que é Kanban pode ser difícil no começo, mas agora que você sabe o que é, pode aproveitar ao máximo os principais benefícios do Kanban:

Quadros Kanban físicos e digitais ajudam você a visualizar seu trabalho

Kanban é fácil de adotar e – basta começar com o que você tem

Limites de trabalhos em andamento o capacitam a se tornar mais eficiente

Os princípios e práticas Kanban oferecem um caminho evolutivo para a agilidade sem interromper os processos atuais

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Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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