Gestão do tempo: o que é e como fazer?

Em Comportamento profissional por André M. Coelho

Não importa quanto trabalho, colocamos em produtividade, de alguma forma, sempre parece que há muito o que fazer e nunca o tempo suficiente no dia para fazê-lo. Mas por que? É porque há muito o que fazer? Será que não estamos gerenciando o tempo de forma eficaz?

Neste artigo, nós nos aprofundamos em como gerenciar nosso tempo, porque o gerenciamento de tempo é o gerenciamento de vida. Quanto mais assumimos o controle do nosso tempo, mais estamos assumindo o controle de nossas vidas. Mas antes de chegarmos aos aspectos práticos, vamos discutir por que a gestão do tempo é importante.

O que é gestão de tempo?

Quando assumimos o nosso tempo, estamos enviando um sinal para nós mesmos e aqueles ao nosso redor, que respeitamos nosso tempo e nos respeitamos e fazendo isso, reduzimos a ansiedade. Nós sentimos que estamos no banco do motorista, em vez de reagir ao que é jogado em nós. Quanto mais gerenciamos nossas vidas, menos caóticos nos sentimos, o que nos coloca no controle da situação, mais amparados. Quanto menos estressados somos, mais produtivos somos.

Ao trabalhar em casa ou remotamente, é ainda mais importante gerenciar efetivamente o tempo, caso contrário, pode levar a burnout, além de ser ineficaz. As linhas entre trabalho e pessoal são extremamente turva ao trabalhar em casa. Longe são os dias em que você deixou o escritório às 17h e o trabalho foi concluído até as 9h no dia seguinte. Se não assumirmos o controle do nosso tempo, podemos acabar sempre trabalhando, o que é insalubre e, finalmente, não produz o melhor trabalho.

Entendendo os motivos para gerir o tempo de forma eficiente é o passo mais importante para entender a gestão do tempo. Basicamente, gerir o tempo é melhorar sua qualidade de vida e, ao mesmo tempo, melhorar sua produtividade.

Noções de gestão do tempo em casa

Existem várias maneiras de gerenciar o tempo em casa, por exemplo:

Criar uma distinção entre o espaço do escritório e o espaço pessoal e não trabalhe no espaço pessoal. Isso pode ser na forma de uma cortina, ou uma barreira ou até mesmo uma linha no quarto

Feche o laptop e o telefone por uma hora durante o dia e vá passear

Tenha regras estritas sobre o trabalho durante as refeições (não faça isso)

Ter um horário para finalizar seu trabalho à noite e horário fixo para começar a hora de manhã, onde a menos que seja uma emergência, você não cruzará essa linha.

Mais importante: comunique tudo isso para todos em casa, então cada um de vocês pode manter o outro responsável

Faça a gestão do tempo de forma responsável e com técnicas que otimizem a eficiência de cada minuto do seu dia. (Imagem: Forbes)

Como administrar o tempo?

Vamos investigar algumas práticas recomendadas agora sobre como gerenciar seu tempo de forma mais eficaz.

1. Crie um sistema que você gosta de usar e vai olhar sempre

A melhor maneira de gerenciar o tempo de forma eficaz é criar sistemas que funcionem para você e fazem você se sentir bem toda vez que olhar para ele. Se você gosta de algo “antiquado”, caneta e papel, coloque sua lista de tarefas nisso. Se você gosta de aplicativos, ou quer tudo em seu calendário, tudo bem. O importante é que você precisa gostar do seu sistema para que você se envolva com ele e não corra com isso. Se você não gosta do sistema, você vai resistir a abri-lo e usá-lo, o que funcionará contra você ser produtivo.

2. Seja realista

Uma coisa quer que seja feito tudo, é mais realista sobre o que você pode fazer e o prazo que você pode fazer. Gerenciar efetivamente o tempo, significa gerenciar expectativas realisticamente. Uma maneira de fazer isso é tomar a tarefa em mãos e descobrir quantas horas ele vai demorar para ser feito. Em seguida, divida as horas por dia, fazendo um pouco de trabalho todos os dias até que a tarefa esteja completa.

Por exemplo, se você tiver um grande projeto que você acha que levará cerca de dez horas para fazer, olhe para o seu calendário e descubra quando você pode dedicar realisticamente essas horas. Você pode fazer duas horas todas as manhãs para os próximos cinco dias? Você pode fazer uma hora por dez dias, ou três horas ao longo de três semanas? Seja realista e depois se comprometa com o que você decide fazer.

3. Trabalhe quando você funciona melhor

Não é suficiente ter uma lista de tarefas, mas você tem que esculpir o tempo em seu dia para se concentrar nessa lista, às vezes que faz sentido para a tarefa em questão.

Por exemplo, se você tiver um projeto que requer muita concentração e você está no seu melhor de manhã, então esculpe o tempo de manhã para fazer esse projeto. Mesmo que seja apenas três horas, trabalhe em coisas quando você está no seu melhor para trabalhar nelas.

Não basta colocá-lo na lista para fazer e supor que você chegará a ele em algum momento.

4. Tenha uma “lista de enchimento”

Há sempre quebras no dia a partir do trabalho mais intenso e quando essas rupturas ocorrem, uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade é preenchendo esse tempo com algumas coisas mais leves na lista de tarefas. Algumas pessoas chamam isso de ‘lista de enchimento’. Estas são coisas que precisam ser feitas, mas talvez não precisam de horas ou um espaço silencioso. Talvez você possa enviar algumas mensagens de texto ou responder emails ou fazer chamadas que você está adiando.

Pense em todos os 15-20 minutos de tempo que você tem no dia. Se você adicionar, há pelo menos 1-2 horas onde você pode estar desperdiçando tempo entre diversas tarefas.

5. Divida o tempo de forma eficaz

Parte da razão pela qual não temos gestão eficaz de tempo, é porque muitas vezes não queremos fazer uma tarefa que parece muito assustadora, então esperamos que ela saia algum momento, ou nós a tiramos da lista, ou tentamos fazer ela por inteiro na lista, mas nunca chegamos a fazê-la. Isso leva a procrastinação e especialistas nos dizem que a procrastinação é mais emocional do que é logística.

Nós procrastinamos quando ficamos sobrecarregados ou ansiosos e uma maneira de combater isso é quebrar as coisas em alguns passos e perguntando a nós mesmos: Qual é o próximo passo? Quando fazemos as coisas um passo de cada vez, isso ajuda a nos avançar e tomar ações que eventualmente construam o momentum e aliviam essa sensação de medo e ansiedade.

Dicas dos especialistas sobre como gerenciar o tempo

Especialistas em gerenciamento de tempo dizem que o problema que a maioria enfrenta quando tentar aumentar a produtividade é que nos concentramos muito no tempo e nas tarefas e não é suficiente em relacionamentos e impacto. O gerenciamento de tempo não é apenas sobre logística, ele está se certificando de que estamos emocionalmente ok, e é por isso que devemos agendar algo positivo em nosso horário semanal para que tenhamos algo para esperarmos ansiosos.

Outras dicas importantes incluem:

1. Tenha uma “captura onipresente”

Isso significa ter um lugar onde você coloca tudo! Quando você não escreve algo, ele pesa em sua mente e peso mental cria fardo, o que reduz a produtividade.

2. Concentre-se na tarefa, não a energia emocional da tarefa para gerenciar seu tempo melhor

Nós nos focamos com tanta frequência sobre fazer algo que não queremos fazer, que no momento em que chegamos, nunca é tão ruim quanto parece. Não se preocupe com a energia, levará para fazer a tarefa, mas concentre-se na tarefa real e ao concluir.

3. Estabeleça rotinas para processar coisas em sua vida

Quantas vezes você esquece de escovar os dentes? Provavelmente não muitas vezes. Entre no padrão de fazer coisas que processam informações, torne-a rotina para que você não tenha que se lembrar do que fazer quando você tem algo que precisa. Se você sabe que cada vez que você tem uma tarefa, escreva no seu aplicativo ou em um pedaço de papel, então crie uma coisa a menos para você lembrar. Faça seu sistema se tornar rotina.

O gerenciamento de tempo é prático e emocional, o que significa que temos que manter nossa saúde mental e emocional sob controle. Quanto mais conscientes somos sobre o que funciona para nós e como e quando trabalhamos melhor, juntamente com o estoque de como uma tarefa ou um trabalho está nos impactando emocionalmente, nos ajudará a tomar mais controle do nosso tempo.

Quanto mais tomamos o controle, em vez de deixar nosso tempo nos controlar, seremos mais produtivos e nos sentiremos mais satisfeitos.

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas e dicas!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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