O reembolso de despesas ou ajuda de custo é um problema que todo departamento de RH enfrenta com funcionários que recebem esse benefício, e o desafio é que as regras do Brasil devem ser seguidas para que não haja problemas. As regras brasileiras são bastante específicas e detalhadas no reembolso de despesas, dependendo do pagador e dos valores.

O que é ajuda de custo?

Basicamente é um valor que as empresas pagam aos seus colaboradores como forma de reembolso de despesas geradas por mudança do empregado do local normal de trabalho. Geralmente ocorre quando há transferência de local de trabalho, mas pode ocorrer durante viagens a trabalho. Pode incluir gastos com mudanças, locação de imóvel, etc.

Recibos de reembolso de despesas no Brasil

Recibos de despesas incorridas dentro do Brasil precisam ter o nome e o número de Identificação Fiscal do empregador brasileiro (ou empregador do registro). Mesmo se você estiver usando um empregador terceirizado, os recibos devem estar no nome da sua empresa local para despesas incorridas fora do Brasil.

No caso de não haver recibo, a empresa terá que pagar o valor como bônus e será tributável. Para despesas incorridas fora do Brasil, é aceitável que o recebimento não tenha o nome do Empregador do Registro.

Ajuda de custo entra no salário?

Como na maioria dos países, o funcionário deve apresentar recibos para reembolso (cópias escaneadas estão ok). Se o valor total da despesa reembolsada for superior a 50% do salário mensal, a diferença será tributada no Brasil. Por exemplo, se o salário do empregado for de R$3.000 e o reembolso de despesas for de R$1.600, o excedente de 100 será tributável, e será integrado ao seu salário.

Ajuda de custo

A ajuda de custo pode ser um benefício diferencial para conseguir os melhores funcionários atraídos para sua empresa. (Foto: SalesTechStar)

Recibos para ajuda de custos

Os relatórios de despesas aprovados devem ser recebidos até o 3º dia do mês para serem incluídos na folha de pagamento para despesas incorridas no mês anterior.

Não há limite de tempo para o envio de despesas no Brasil, mas recomenda-se o envio o mais rápido possível para evitar atrasos e para que o funcionário não esteja fora do bolso. Isso porque ajuda de custo sem prestação de contas pode acabar sendo incorporada ao salário.

Subsídios aos funcionários

As despesas com moradia, educação (taxas escolares) e custo de vida não são vistas como reembolso de despesas, elas são pagas sob suas próprias licenças e são processadas através da folha de pagamento como compensação tributável. A soma de todos os subsídios e reembolsos deve estar abaixo do limite de 50% do salário para não ser tributável.

Soluções para automatizar os pagamentos

Usando parceiros locais e especialistas, empresas especializadas podem encontrar rapidamente a solução para qualquer problema ou questão relacionada ao emprego. Tais empresas oferecem uma solução de solução de burocracia simples para empresas de todos os portes que desejam expandir-se no exterior, desde o emprego até o cumprimento da folha de pagamento.

Apps e cartões corporativos podem auxiliar também na automação das ajudas de custos. Cartões de vale gasolina, transporte, entre outros podem também serem usados na automação dos pagamentos das ajudas de custo.

Esperamos que não tenham ficado dúvidas sobre a ajuda de custo. Deixe nos comentários suas perguntas e iremos responder o quanto antes através de nossa equipe.

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