Folha de pagamento online, como calcular?

Em Direitos no emprego por André M. Coelho

Você precisa de ajuda com serviços de folha de pagamento online no Brasil? Não é muito difícil. A folha de pagamento online pode te ajudar a automatizar o processo de cálculo de pagamentos a funcionários e simplificar todo mês estes pagamentos. mas como fazer o uso de uma folha de pagamento online? Quais os passos?

Por que fazer a folha de pagamento online?

Padronizar o processo de folha de pagamento é o primeiro benefício. Depois, você também pode integrar e consolidar a data da folha de pagamento, de forma a gerenciar e centralizar a folha de pagamento com melhor controle. Os aplicativos e programas online de folha de pagamento também podem ser facilmente integrados com os mais diversos sistemas.

Como calcular folha de pagamento online?

Diversos sites fazem o cálculo da folha de pagamento gratuitamente online. Além disso, os programas, softwares e aplicativos poderão te ajudar no cálculo correto. Porém, é importante entender os valores, impostos, e taxas da folha de pagamento. No Brasil, existem apenas impostos federais, juntamente com a Previdência Social. Vamos descrever cada um deles.

Os principais impostos ou contribuições que os empregadores brasileiros devem realizar são:

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
INSS (Fundo Público de Pensão)

Além desses impostos, podem ser pagos também os seguintes impostos:

Risco Ambiental do Trabalho (RAT): de acordo com grau de periculosidade da empresa
Salário-educação: destinado ao FNDE
Sistema S: para financiar o chamado Sistema S, que inclui: SENAI, SESI, SENAC, SESC, SEBRAE, SENAR, SEST, SESNAT e SESCOOP.
Multa rescisória: quando o funcionário é demitido sem justa causa ou por acordo.

A folha de pagamento online é fácil de ser calculada com alguns passos simples. (Imagem: PCMag India)

Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF

Mensalmente é descontado um valor da folha de pagamento do funcionário. O cálculo do IRRF é feito sobre o salário bruto menos o desconto da contribuição previdenciária, considerando o valor do salário para estabelecer quanto será retido na fonte. A base de cálculo terá uma dedução de acordo com os dependentes do funcionário, que são:

Cônjuge
Filhos até 21 anos
Pais e avós (desde que se encaixem nos critérios)

O valor do desconto do IRRF no salário pode ser de 7,5%, 15%, ou 22,5%, de acordo com faixa salarial do funcionário.

Desconto do FGTS e INSS

O INSS é descontado do salário do funcionário em porcentagens diferentes de acordo com a faixa salarial, que pode ser de 7,5%, 9%, 12%, ou 14%.

O FGTS é um pagamento de 8% feito pelo empregador, e não pelo funcionário. Em outras palavras, os 8% não são descontados do salário, mas pagos além dele para a CAIXA.

Que informações precisam estar na folha de pagamento?

No cabeçalho, você precisa das seguintes informações:

Dados da empresa: CNPJ, endereço, etc.
Dados do funcionário: nome completo, CPF, etc.
Mês de referência
Salário

No corpo do holerite, você vai precisar das seguintes informações:

Código de referência: para cadastro no sistema
Descrição dos itens de holerite
Referência
Vencimentos: valores recebidos pelo empregado
Descontos: valores descontados do colaborador

O rodapé do holerite precisa das seguintes informações:

Conta de depósito do colaborador
Salário Base
Base de cálculo INSS
Base de cálculo IRRF
Base de cálculo FGTS
Dependentes
Totais (descontos, vencimentos e salário líquido)

De acordo com a legislação vigente, a CLT em seu 225, inciso l, parágrafo 9º, seja por programa, planilha, ou manualmente, a folha de pagamento precisa conter as seguintes informações:

Nome dos segurados: deve incluir o cargo, função ou serviço prestado pelo empregado.
Categoria: empregado, trabalhador avulso, autônomo, contribuinte individual, etc.
Benefícios: funcionário que está em salário maternidade ou outro benefício previdenciário.
Parcelas da remuneração: o que faz parte ou não da remuneração, bem como os descontos legais do salário.
Salário família: quantas cotas o funcionário tem direito.
Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

O aplicativo, planilha, ou documento da folha de pagamento devem ter todas as informações acima. Planilhas são distribuídas gratuitamente online, enquanto muitos programas tem também testes para você experimentar antes de comprar. Teste e use para poder saber se é uma boa ideia.

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos te ajudar a preencher sua folha de pagamento!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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