Plano de trabalho: o que é e como fazer?

Em Comportamento profissional por André M. Coelho

Quando se trata de iniciar um projeto, você precisa ter certeza de que todos os envolvidos sabem o que estão fazendo e como precisam estar fazendo isso.

Você precisa garantir que cada etapa seja realizada de forma eficaz e você não pode ter a capacidade de entrar em cada escritório e garantir que as pessoas que você designou estão completando sua peça do quebra-cabeça efetivamente.

É aí que um plano de trabalho de qualidade vai entrar em jogo. Estes vão garantir que tudo esteja sendo feito exatamente da maneira que precisa ser e sem supervisão constante.

O que é um plano de trabalho?

Primeiro, vamos aprofundar o que é um plano de trabalho. Esses planos são essencialmente os objetivos específicos do projeto e como os indivíduos responsáveis por esse projeto poderão executá-lo.

Embora estes sejam eficazes para o trabalho pessoal também, eles são usados principalmente para aqueles que estão envolvidos em uma tarefa de trabalho e geralmente são para projetos que exigem muita entrada de pessoas diferentes e muitas etapas para torná-las completas.

Com o plano de trabalho, você pode dar um único objetivo final e quebrá-lo nas pequenas etapas que precisam ser alcançadas para que o objetivo geral seja bem sucedido. Isso geralmente funciona melhor se você derrubar as coisas para os menores etapas que puder e, em seguida, atribuir cada um dos passos a uma pessoa que será responsável por garantir que esse passo seja executado e pronto para a pessoa que tenha o próximo passo. Então, vamos dar uma olhada mais de perto o que é preciso para criar o plano de trabalho.

Como fazer um plano de trabalho?

Com um passo a passo simples, você poderá realizar seu plano de trabalho de forma eficiente e prática.

Passo 1: Determine o objetivo / resultado final

A primeira coisa que você precisa saber é exatamente o que é que você espera alcançar com o seu plano. Você precisa de um resultado específico e mensurável que você está procurando alcançar ou nunca saberá se você alcançou o objetivo.

Agora, se este é um objetivo enorme, abrangente ou um pouco menor é com você. Planos de trabalho (enquanto geralmente salvos para projetos grandes) podem definitivamente ainda ser usado para os menores. A chave é ter algo que possa ser alcançado através de várias etapas e isso é inteligente. Esses objetivos são os que serão alcançáveis.

Um objetivo inteligente é específico, mensurável, realizável, relevante e limite de tempo. Isso significa que você precisa saber o que está sendo feito e por quê. Você também precisa ser capaz de medir os resultados e saber que o objetivo foi alcançado. Você também precisa ser capaz de atingir o objetivo.

É realista para fazê-lo do jeito que você está tentando? Deve ser relevante, o que significa que cada uma das etapas dentro da meta precisa adicionar ao resultado final que você está procurando. E, finalmente, precisa ser ligado ao tempo, o que significa que é necessário haver um período de tempo específico quando é feito.

Faça um bom plano de trabalho para obter excelentes resultados nos seus projetos. (Imagem: Wrike)

Etapa 2: Quebre em menores partes

Em seguida, você precisará quebrar o objetivo abrangente em etapas menores que podem ser facilmente tratadas por uma única pessoa ou uma equipe menor. Cada uma dessas etapas deve ser específica e mensurável para que todos os membros da equipe possam contar quando forem alcançados.

Se as etapas forem muito grandes ou muito variáveis, poderão ser difíceis de determinar se essa etapa é concluída e se a próxima equipe ou indivíduo poderá começar suas etapas para mover o projeto para frente. Também pode ser difícil para o indivíduo que trabalha nesse passo para entender o que eles estão tentando alcançar.

Usando um gráfico de Gantt e sua configuração de meta inteligente facilita a realização disso.

Etapa 3: Atribua funções

Dê uma olhada em cada um dos diferentes passos que precisam ser feitos para o seu objetivo final vir a brincar. Agora, dê uma olhada em cada um dos passos menores que você determinou precisa ser realizado. Finalmente, dê uma olhada na equipe que você tem à sua disposição para atribuir essas tarefas.

Quais são seus pontos fortes?

Onde eles poderiam ajudar a empurrar o projeto para a frente?

Quais tarefas cada membro é melhor?

É assim que você deseja assumir a iniciativa e atribuir as tarefas para que cada pessoa esteja trabalhando em uma área onde elas funcionam melhor.

Passo 4: Defina prazos

Cada uma das suas tarefas deve ter um prazo anexado a ele para que cada membro saiba o que eles estão trabalhando e quanto tempo eles têm que fazer isso. Se eles não têm um prazo definido, torna-se muito difícil manter alguém para obter suas tarefas concluídas. Afinal, eles têm contanto que quiserem, certo?

Esse não é o caso, então aproveite o tempo para definir os prazos que todos precisam se manter e certificar-se de que cada membro da equipe conhece seu prazo. Eles devem conhecer o prazo para sua tarefa, para a tarefa imediatamente antes deles e para o projeto geral (no mínimo) para que possam ter certeza de que suas tarefas são executadas no prazo e consistentes com a linha do tempo geral que você está procurando.

Passo 5: Acompanhamento com todos

Você quer ter certeza de que você está acompanhando todos os membros da equipe para garantir que todos estejam seguindo as regras e os prazos que foram definidos para eles. Isso não significa que você precisa entrar em todos os cargos e ver o que está acontecendo. Com o plano de trabalho certo e o Gráfico de Gantt, você poderá fazer o check-in no progresso dos funcionários que estão acontecendo sem nunca ter que entrar nesses escritórios.

Esses gráficos permitem que você defina e veja quem está seguindo o plano e o cronograma. Você também poderá ver onde sua equipe está lutando.

Etapa 6: Mantenha todos na tarefa

Se você está seguindo com todos que estão envolvidos neste projeto, você deve saber imediatamente se algo está errado. Você também deve ser capaz de fazer alterações imediatamente no processo, as pessoas envolvidas ou as etapas envolvidas se você achar que é o caso. Ainda mais importante, você pode ver onde as pessoas estão saindo da pista ou não puxando seu peso. Esses aspectos tornam mais fácil para você receber o projeto no prazo e um orçamento porque você está no topo de tudo.

Etapa 7: Defina check-ins

As chances são de várias pessoas dentro da equipe que você está trabalhando com essa necessidade de trabalhar com os outros. Eles podem não precisar trabalhar diretamente juntos o tempo todo, mas eles provavelmente têm pelo menos alguns estágios do projeto que precisam se comunicar.

Configurar os tempos de check-in para os membros da equipe completa para se reunir e discutir o que está acontecendo e fazer qualquer pergunta que possam ter de você ou para os outros membros da equipe. Isso permite que o projeto permaneça na tarefa e permite que cada uma de sua equipe interaja umada positivamente, cara a cara.

Agora, quando se trata de check-in, você quer ter certeza de que você está fazendo isso efetivamente. Mesmo que isso não seja apenas sobre você checando com seus funcionários, mas sobre todos corrigindo um com o outro, há algumas dicas e que você pode obter algum benefício fora. Por um lado, você deve respeitar que seu tempo é valioso e que você não quer levar muito disso.

Você também não deve ter medo de pedir ajuda ou esclarecimento na compreensão de alguns aspectos do plano de trabalho e do projeto. Se você não entende tudo bem, mas se você tentar contar a outra pessoa o que fazer quando você não sabe o que você está falando, só vai causar mais problemas a longo prazo.

Etapa 8: Revise o trabalho

Quando o projeto estiver completo ou mesmo após cada etapa do projeto estiver concluído, você pode querer dar uma olhada para ver se todos estão seguindo junto com o plano de trabalho. É inteiramente possível que eles não recebam as tarefas bem corretas ou que o plano de trabalho precisa mudar porque algo mais mudou.

Talvez eles não completassem a tarefa para o nível que você estava esperando ou necessário. Seja qual for você é o que é responsável. Você é o único que precisa ter certeza de que tudo atende aos padrões.

Se você se deparar com uma seção do projeto que não atende aos padrões que foram definidos, é a época em que você deve fazer um pouco mais de escavação e olhando para ver apenas por que não funcionou do jeito que deveria.

Você pode se encontrar ter que obter partes do projeto refeito e quanto mais cedo você reconhecer que melhor você e o projeto como um todo serão. Você não terá tanto tempo de inatividade, onde nada está acontecendo quando deveria.

Etapa 9: Avalie o resultado final

Quando o projeto está totalmente concluído e apresentado a você que não significa que tudo é feito. Isso significa que a equipe acredita que completaram todas as etapas do plano de trabalho, mas poderia haver mais para o processo.

Seu trabalho é dar uma olhada no resultado final. Se o seu projeto é um papel, um objeto físico ou algo mais inteiramente, você precisa ter certeza de que o resultado é o que você queria (ou se o que queria não era possível, é um resultado efetivo).

Se você está satisfeito com o resultado ou reconhece que o seu resultado não foi uma possibilidade, então você terminar. É hora de terminar o projeto da maneira que você precisa. O projeto pode precisar ser apresentado a um cliente ou pode precisar ser executado de outra maneira. Ou só pode precisar ser colocado em algum lugar.

Por outro lado, se você não conseguiu o resultado que você queria ou não conseguiu uma razão satisfatória sobre por que você não pode conseguir o resultado que você quer que seja hora de fazer backup de alguns passos. É aqui que você precisa iniciar sua equipe de volta para obter um resultado melhor da próxima vez

Etapa 10: Siga em frente

Agora é hora de você começar no próximo projeto. Se você tem algo alinhado já é hora de pular direto e ver o que você pode fazer disso. Se você não tiver nada, ainda não precisará de sua equipe para fazer qualquer coisa. Em vez disso, você pode apenas sentar, relaxar e esperar que a equipe seja necessária novamente.

Este é o palco onde, não importa o que mais, você vai desligar o plano de trabalho que você criou e ser feito com isso de uma vez por todas. Se você tiver outro projeto que precise ser concluído, você precisará de um novo plano de trabalho, afinal. Então, dê uma olhada de perto, certifique-se de que seu plano de trabalho esteja completo e continue com o resto do seu horário de trabalho.

Acompanhamento de plano de trabalho

Quando se trata disso, você precisa de um plano de trabalho que vai funcionar para você e isso é possível se você sabe o que está fazendo. Você precisa ter certeza de que está completando cada tarefa eficientemente e efetivamente.

Você precisa ter certeza de que você está planejando cada passo da melhor maneira possível, e também precisa ter certeza de que você está mantendo todos ao trabalho que eles deveriam estar fazendo. Tudo isso pode ser feito com o plano de trabalho certo e definitivamente com o uso de um gráfico de Gantt.

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Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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