Como fazer uma planilha de controle de férias?

Em Comportamento profissional por André M. Coelho

O pilar de todas as organizações reside em seus funcionários. É por isso que o gerenciamento dos funcionários é, e será, a prioridade de todas as empresas que querem ter sucesso e sobreviver.

Mas isso pode vir com seus próprios desafios, com empresas deixando mais liberdade para os funcionários agendarem suas férias, ao mesmo tempo que coloca sobre as empresas o peso de organizar essas férias para que o restante da equipe não fique sobrecarregada com a carga de trabalho.

Isso pode ser resolvido com uma planilha de controle de férias de funcionários. Só que não basta pegar um modelo na internet e achar que isso vai funcionar para você. É preciso entender a planilha de controle e como usá-la para te ajudar na organização da empresa.

O que pode acontecer se não fizer uma planilha de controle de férias?

A empresa perderá dinheiro. Você não saberá quando, nem quem está entrando de férias ou está de férias. Não conseguirá se preparar a tempo para dividir a carga de trabalho do funcionário entre outros, ou treinar um substituto temporário. Pior, você pode acabar estafando seus funcionários, gerando um ambiente tóxico de trabalho.

Para evitar isso tudo, decidimos ajudar e compartilhar algumas dicas sobre como criar um calendário de férias do Excel para os funcionários e oferecer algumas ferramentas úteis para usar.

A planilha de férias pode ser uma boa solução para pequenas e médias empresas que não querem (ou não têm orçamento suficiente) para um software de rastreamento de férias mais refinado.

Mesmo que você possa fazer uma planilha do zero, você também pode usar um modelo como base depois que entender o processo. Então você pode adicionar algumas alterações e ajustá-lo às necessidades da sua empresa.

A planilha de férias deixará toda a equipe mais tranquila, preparando melhor sua empresa para quando um funcionário sai de férias para o merecido descanso. (Imagem: Travel Daily)

Como fazer o controle de férias de funcionários na planilha?

Você pode usar qualquer programa de planilhas, seja o Excel, Planilhas do Google, ou LibreOffice. Usaremos o passo a passo do Excel como modelo, mas é muito semelhante em todos os outros programas.

Para criar uma planilha de férias do Excel, você precisa:

Abra o Microsoft Excel.

Vá para Arquivo -> Novo e escolha os modelos disponíveis.

Encontre a opção calendário/agenda.

Escolha horários de negócios e selecione um modelo que seja o melhor aplicável às necessidades do seu negócio.

Quando você escolhe um modelo, clique em Download -> Abrir para abri-lo no Excel e começar a editá-lo.

Modelos diferentes têm recursos diferentes. Alguns deles são um ano de 12 meses em uma planilha, planejador de férias, listas de tarefas, orçamento, cronograma diário, rastreadores de tarefas, etc.

Como editar a planilha de controle de férias do Excel?

Editar uma planilha de férias do Excel começa logo depois de baixá-la. Tudo que você precisa é escolher uma célula com o nome do funcionário, excluí-la e digitar o nome do seu funcionário. Repita até que você tenha inserido todos os nomes de seus funcionários no calendário de férias do Excel.

Se você ficar sem linhas, você sempre pode adicioná-las clicando na última linha de funcionários e, em seguida, escolher a opção inserir linhas.

Assim, você poderá começar a organizar as férias dos funcionários. Com diferentes cores, você poderá também saber em que mês as férias de um funcionário vencem, para evitar ter de pagar multas.

Você também poderá organizar quais funcionários receberão as tarefas dos funcionários em férias ao abrir mais uma aba da planilha de férias e colocar nela o nome dos funcionários com as tarefas que cada um faz. Então, nas férias, você poderá já deixar em diferentes colunas quais tarefas vão pare diferentes funcionários.

Software de controle de férias de funcionários

No entanto, a planilha de férias do Excel não é a melhor solução sempre.

As empresas com maior número de funcionários não podem confiar apenas com a planilha de férias do Excel para rastrear seus funcionários. Para empresas com mais de 20 funcionários, a planilha pode se tornar uma solução bastante confusa.

Um software com controle de férias vem como a solução perfeita para rastreamento de empregados sai de empresas de pequeno porte para as empresas. Muitos softwares de gestão de folha de pagamento, inclusive, já tem o controle de férias embutido.

A maioria dos softwares vem com um período de testes gratuito. Uma ótima opção para testar e ver qual programa atenderá às necessidades da sua empresa.

Como você faz o controle de férias dos seus funcionários? Qual opção acha melhor? Compartilhe nos comentários sua opinião!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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