O que é aging list?

Em Bônus e participação nos lucros por André M. Coelho

Uma aging list é uma lista de contas a receber e a pagar em um relatório que lista faturas de clientes não pagas e notas de crédito não utilizadas por períodos. O aging list é a principal ferramenta usada pelo pessoal de cobrança para determinar quais faturas estão atrasadas para pagamento ou cobrança.

Dado seu uso como uma ferramenta de coleta, o relatório pode ser configurado para também conter informações de contato de cada cliente.

O que tem em uma aging list?

O relatório aging list também é usado pela gerência para determinar a eficácia das funções de crédito e cobrança. Um relatório típico lista as faturas em agrupamentos de 30 dias, nas quais as colunas contêm as seguintes informações:

Contas a receber e contas a pagar na aging list

O relatório é classificado por nome do cliente/fornecedor, com todas as faturas de cada cliente/fornecedor , detalhadas diretamente abaixo do nome, geralmente classificadas por número ou data da fatura. A seguir, é apresentado um exemplo de relatório, sem os detalhes da fatura individual normalmente encontrados nesse relatório.

Se o relatório for gerado por um sistema de software de contabilidade (que geralmente é o caso), você poderá reconfigurar o relatório para diferentes períodos. Por exemplo, se as condições de pagamento tiverem 15 dias líquidos, o período na coluna mais à esquerda deve ser apenas nos primeiros 15 dias. Isso coloca as faturas com 16 dias de idade na segunda coluna, que destaca que agora elas estão atrasadas para pagamento.

O relatório contém principalmente faturas, mas também pode conter notas de crédito que não foram usadas pelos clientes ou que ainda não foram correspondidas com uma fatura não paga.

A aging list é uma ferramenta que contribui para acompanhar as contas a receber de uma empresa, organizando melhor as finanças. (Foto: KAFT CPA)

Como usar uma aging list?

O relatório de vencimento também é usado como uma ferramenta para estimar possíveis dívidas incobráveis, que são usadas para revisar a provisão para devedores duvidosos. O método usual para fazer isso é derivar a porcentagem histórica dos valores em reais da fatura em cada período que normalmente se torna uma dívida incobrável e aplicar essas porcentagens aos totais da coluna no relatório de vencimento mais recente.

Por exemplo, uma empresa historicamente experimenta 1% de inadimplência em itens em seu intervalo de 30 dias, 5% em devolução em seu período de 31 a 60 dias e 15% em devolução em seu intervalo de mais de 61 dias. O relatório de vencimento de contas a receber mais recente contém R$500.000 no intervalo de 30 dias, R$200.000 no intervalo de 31 a 60 dias e R$50.000 no intervalo de mais de 61 dias. Com base nessas informações, a empresa deve ter uma provisão para devedores duvidosos no valor de R$22.500, calculada da seguinte forma:

(R$500.000 x 1%) + (R$200.000 x 5%) + (R$50.000 x 15%) = R$22.500

Um uso adicional do relatório de vencimento é pelo departamento de crédito e gestão financeira, que pode exibir o status atual do pagamento de qualquer fatura pendente para verificar se os limites de crédito do cliente devem ser alterados.

Esse não é o uso ideal do relatório, pois o departamento de crédito também deve revisar as faturas que já foram pagas no passado recente. No entanto, o relatório fornece uma boa indicação da situação financeira de curto prazo dos clientes e quando pagar suas contas a pagar.

Por fim, os auditores da empresa podem usar o relatório para selecionar faturas para as quais desejam emitir confirmações como parte de suas atividades de auditoria no final do ano.

Esperamos que todas as dúvidas tenham sido respondidas. Caso você ainda tenha dúvidas, deixem nos comentários suas perguntas e iremos responder!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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