Mesmo o projeto mais cuidadosamente planejado pode ter problemas. Não importa o quão bem você planeje, seu projeto sempre pode encontrar problemas inesperados. Os membros da equipe adoecem ou desistem, os recursos dos quais você estava dependendo acabam por ficar indisponíveis, até mesmo o tempo pode lançar um loop (por exemplo, uma tempestade de neve). Então, isso significa que você está impotente diante de problemas desconhecidos? Não! Você pode usar o planejamento de riscos para identificar possíveis problemas que possam causar problemas ao seu projeto, analisar a probabilidade de eles ocorrerem, tomar medidas para evitar os riscos que você pode evitar e minimizar os que você não consegue.

Um risco é qualquer evento ou condição incerta que possa afetar seu projeto. Nem todos os riscos são negativos. Alguns eventos (como encontrar uma maneira mais fácil de realizar uma atividade) ou condições (como preços mais baixos para determinados materiais) podem ajudar seu projeto. Quando isso acontece, chamamos isso de oportunidade; mas ainda é tratado como um risco.

Não há garantias em nenhum projeto. Até mesmo a atividade mais simples pode se transformar em problemas inesperados. Qualquer coisa que possa ocorrer para alterar o resultado de uma atividade de projeto, chamamos isso de risco. Um risco pode ser um evento (como uma tempestade de neve) ou pode ser uma condição (como se uma parte importante estivesse indisponível). De qualquer forma, é algo que pode ou não acontecer … mas, se acontecer, forçará você a mudar o modo como você e sua equipe trabalham no projeto.

O que é gestão de riscos?

Quando você está planejando seu projeto, os riscos ainda são incertos: eles ainda não aconteceram. Mas, eventualmente, alguns dos riscos que você planeja acontecem e é quando você precisa lidar com eles. Existem quatro maneiras básicas de lidar com um risco.

Evitar

A melhor coisa que você pode fazer com um risco é evitá-lo. Se você puder impedir que isso aconteça, definitivamente não prejudicará seu projeto. A maneira mais fácil de evitar esse risco é se afastar do penhasco, mas isso pode não ser uma opção neste projeto.

Mitigar

Se você não puder evitar o risco, poderá atenuá-lo. Isso significa tomar algum tipo de ação que faça com que ele cause o menor dano possível ao seu projeto.

Transferir

Uma maneira eficaz de lidar com um risco é pagar alguém para aceitá-lo para você. A maneira mais comum de fazer isso é comprar um seguro.

Aceitar

Quando você não pode evitar, atenuar ou transferir um risco, é preciso aceitá-lo. Mas, mesmo quando você aceita um risco, pelo menos você observou as alternativas e sabe o que acontecerá se ocorrer. Se você não pode evitar o risco, e não há nada que você possa fazer para reduzir seu impacto, aceitá-lo é sua única opção.

No momento em que um risco realmente ocorre em seu projeto, é tarde demais para fazer algo a respeito. É por isso que você precisa planejar riscos desde o começo e continuar voltando para fazer mais planejamento durante o projeto.

O plano de gerenciamento de riscos informa como você lidará com o risco em seu projeto. Ele documenta como você avalia o risco, quem é responsável por fazer isso e com que frequência você fará o planejamento de riscos (já que você terá que se reunir com o planejamento de riscos com sua equipe durante o projeto).

Alguns riscos são técnicos, como um componente que pode se tornar difícil de usar. Outros são externos, como mudanças no mercado ou até mesmo problemas com o clima.

É importante apresentar diretrizes para ajudá-lo a descobrir qual seria o impacto potencial do risco. O impacto informa quanto dano o risco causaria ao seu projeto. Muitos projetos classificam o impacto em uma escala de mínima a severa, ou de muito baixa a muito alta. Seu plano de gerenciamento de risco deve fornecer uma escala para ajudar a descobrir a probabilidade do risco. Alguns riscos são muito prováveis; outros não são.

Gestão de risco

A gestão de risco bem feita permite que um negócio tenha sucesso sem sofrer com percalços desnecessários. (Foto: ppmlawyers.com)

Processo de gerenciamento de risco

O gerenciamento de riscos em projetos é um processo que inclui avaliação de risco e uma estratégia de mitigação para esses riscos. A avaliação de riscos inclui tanto a identificação do risco potencial quanto a avaliação do impacto potencial do risco. Um plano de mitigação de riscos é projetado para eliminar ou minimizar o impacto dos eventos de risco – ocorrências que têm um impacto negativo no projeto. Identificar o risco é um processo criativo e disciplinado. O processo criativo inclui sessões de brainstorming, nas quais a equipe é solicitada a criar uma lista de tudo que pode dar errado. Todas as ideias são bem-vindas nesta fase, com a avaliação das ideias que virão mais tarde.

Identificação de risco

Um processo mais disciplinado envolve o uso de listas de verificação de riscos potenciais e a avaliação da probabilidade de que esses eventos possam acontecer no projeto. Algumas empresas e indústrias desenvolvem listas de verificação de risco com base na experiência de projetos anteriores. Essas listas de verificação podem ser úteis para o gerente de projeto e a equipe do projeto na identificação de riscos específicos na lista de verificação e na expansão do pensamento da equipe. A experiência passada da equipe do projeto, a experiência do projeto na empresa e os especialistas do setor podem ser recursos valiosos para identificar o risco potencial em um projeto.

Identificar as fontes de risco por categoria é outro método para explorar o risco potencial em um projeto. Alguns exemplos de categorias para riscos potenciais incluem o seguinte:

  • Técnico
  • Custo
  • Cronograma
  • Cliente
  • Contratual
  • Clima
  • Financeiro
  • Político
  • De Meio Ambiente
  • Pessoas

Você pode usar a mesma estrutura da estrutura analítica do projeto para desenvolver uma estrutura analítica de riscos. Uma estrutura analítica de riscos organiza os riscos que foram identificados em categorias usando uma tabela com níveis crescentes de detalhes à direita. A categoria de pessoas pode ser subdividida em diferentes tipos de riscos associados às pessoas. Exemplos de riscos de pessoas incluem o risco de não encontrar pessoas com as habilidades necessárias para executar o projeto ou a indisponibilidade súbita de pessoas-chave no projeto.

Avaliação de risco

Após a identificação dos riscos potenciais, a equipe do projeto avalia cada risco com base na probabilidade de ocorrência de um evento de risco e na perda potencial associada a ele. Nem todos os riscos são iguais. Alguns eventos de risco são mais prováveis ​​de acontecer do que outros, e o custo de um risco pode variar muito. Avaliar o risco de probabilidade de ocorrência e a gravidade ou a perda potencial do projeto é o próximo passo no processo de gerenciamento de risco.

Ter critérios para determinar os riscos de alto impacto pode ajudar a reduzir o foco em alguns riscos críticos que exigem mitigação. Por exemplo, suponha que os riscos de alto impacto são aqueles que poderiam aumentar os custos do projeto em 5% do orçamento conceitual ou 2% do orçamento detalhado. Apenas alguns eventos de risco em potencial atendem a esses critérios. Esses são os poucos eventos de riscos potenciais que a equipe de gerenciamento de projetos deve focar ao desenvolver um plano de gerenciamento ou redução de riscos do projeto. A avaliação de risco tem a ver com desenvolver uma compreensão de quais riscos potenciais têm a maior possibilidade de ocorrer e podem ter o maior impacto negativo no projeto. Estes tornam-se os poucos críticos.

Existe uma correlação positiva – aumentar ou diminuir em conjunto – entre o risco do projeto e a complexidade do projeto. Um projeto com tecnologia nova e emergente terá uma classificação de alta complexidade e um risco correspondentemente alto. A equipe de gerenciamento de projetos atribuirá os recursos apropriados aos gerentes de tecnologia para garantir a realização das metas do projeto. Quanto mais complexa a tecnologia, mais recursos o gerente de tecnologia normalmente precisa para atingir as metas do projeto e cada um desses recursos poderá enfrentar problemas inesperados.

A avaliação de risco geralmente ocorre em um ambiente de oficina. Com base na identificação dos riscos, cada evento de risco é analisado para determinar a probabilidade de ocorrência e o custo potencial, caso ocorra. A probabilidade e o impacto são classificados como altos, médios ou baixos. Um plano de mitigação de riscos aborda os itens que têm altas classificações em ambos os fatores – probabilidade e impacto.

Em projetos com perfil de baixa complexidade, o gerente de projetos pode acompanhar informalmente itens que podem ser considerados itens de risco. Em projetos mais complexos, a equipe de gerenciamento de projetos pode desenvolver uma lista de itens considerados de maior risco e rastreá-los durante as revisões do projeto. Em projetos de complexidade ainda maior, o processo de avaliação de riscos é mais formal, com uma reunião de avaliação de riscos ou uma série de reuniões durante a vida do projeto para avaliar riscos em diferentes fases do projeto. Em projetos altamente complexos, um especialista externo pode ser incluído no processo de avaliação de riscos, e o plano de avaliação de riscos pode assumir um lugar mais proeminente no plano de implementação do projeto.

Em projetos complexos, os modelos estatísticos são usados ​​às vezes para avaliar o risco, pois há muitas combinações possíveis diferentes de riscos para calculá-los um de cada vez. Um exemplo do modelo estatístico usado em projetos é a simulação de Monte Carlo, que simula uma possível gama de resultados, tentando muitas combinações diferentes de riscos com base na sua probabilidade. A saída de uma simulação de Monte Carlo fornece à equipe do projeto a probabilidade de um evento ocorrer dentro de um intervalo e para combinações de eventos. Por exemplo, a saída típica de uma simulação de Monte Carlo pode indicar uma chance de 10% de que um dos três equipamentos importantes se atrase e que o tempo também fique excepcionalmente ruim após a chegada do equipamento.

Mitigação de risco

Após o risco ter sido identificado e avaliado, a equipe do projeto desenvolve um plano de mitigação de riscos, que é um plano para reduzir o impacto de um evento inesperado. A equipe do projeto reduz os riscos de várias maneiras:

  • Prevenção de riscos
  • Compartilhamento de risco
  • Redução de risco
  • Transferência de risco

Cada uma dessas técnicas de mitigação pode ser uma ferramenta eficaz na redução de riscos individuais e no perfil de risco do projeto. O plano de mitigação de riscos captura a abordagem de mitigação de risco para cada evento de risco identificado e as ações que a equipe de gerenciamento de projetos tomará para reduzir ou eliminar o risco.

A prevenção de riscos geralmente envolve o desenvolvimento de uma estratégia alternativa com maior probabilidade de sucesso, mas geralmente com um custo maior associado à realização de uma tarefa do projeto. Uma técnica comum de prevenção de riscos é usar tecnologias comprovadas e existentes em vez de adotar novas técnicas, mesmo que as novas técnicas mostrem uma promessa de melhor desempenho ou menores custos. Uma equipe de projeto pode escolher um fornecedor com um histórico comprovado em relação a um novo fornecedor que forneça incentivos de preço significativos para evitar o risco de trabalhar com um novo fornecedor. A equipe do projeto que requer teste de drogas para os membros da equipe está praticando a prevenção de riscos, evitando danos causados ​​por alguém sob a influência de drogas.

O compartilhamento de riscos envolve a parceria com outras pessoas para compartilhar a responsabilidade pelas atividades arriscadas. Muitas organizações que trabalham em projetos internacionais reduzem os tipos de riscos políticos, jurídicos, trabalhistas e outros associados a projetos internacionais, desenvolvendo uma joint venture com uma empresa localizada no país. A parceria com outra empresa para compartilhar o risco associado a uma parte do projeto é vantajosa quando a outra empresa possui conhecimento e experiência que a equipe do projeto não possui. Se um evento de risco ocorrer, a empresa parceira absorverá parte ou todo o impacto negativo do evento. A empresa também obterá parte do lucro ou benefício obtido por um projeto bem-sucedido.

A redução de risco é um investimento de fundos para reduzir o risco em um projeto. Em projetos internacionais, as empresas geralmente compram a garantia de uma taxa de câmbio para reduzir o risco associado às flutuações na taxa de câmbio. Um gerente de projeto pode contratar um especialista para revisar os planos técnicos ou a estimativa de custo em um projeto para aumentar a confiança nesse plano e reduzir o risco do projeto. Atribuir pessoal altamente qualificado ao projeto para gerenciar as atividades de alto risco é outro método de redução de risco. Especialistas que gerenciam uma atividade de alto risco geralmente podem prever problemas e encontrar soluções que evitem que as atividades tenham um impacto negativo no projeto. Algumas empresas reduzem o risco ao proibir que executivos-chave ou especialistas em tecnologia usem o mesmo avião.

A transferência de risco é um método de redução de risco que transfere o risco do projeto para outra parte. A compra de seguros em determinados itens é um método de transferência de risco. O risco é transferido do projeto para a companhia de seguros. Um projeto de construção no Caribe pode comprar um seguro contra furacões que cobriria o custo de um furacão que danifica o canteiro de obras. A compra de seguros é geralmente em áreas fora do controle da equipe do projeto. Clima, agitação política e greves trabalhistas são exemplos de eventos que podem afetar significativamente o projeto e que estão fora do controle da equipe do projeto.

Plano de contingência

O plano de risco do projeto equilibra o investimento da mitigação contra o benefício para o projeto. A equipe do projeto geralmente desenvolve um método alternativo para realizar uma meta de projeto quando um evento de risco foi identificado, o que pode frustrar a realização dessa meta. Esses planos são chamados de planos de contingência. O risco de uma greve dos motoristas de caminhão pode ser mitigado com um plano de contingência que usa um trem para transportar o equipamento necessário para o projeto. Se um equipamento crítico se atrasar, o impacto no cronograma pode ser mitigado, fazendo alterações no cronograma para acomodar a entrega tardia do equipamento.

Os fundos de contingência são fundos reservados pela equipe do projeto para lidar com eventos imprevistos que causam o aumento dos custos do projeto. Projetos com um perfil de alto risco normalmente terão um grande orçamento de contingência. Embora o montante de contingência alocado no orçamento do projeto seja uma função dos riscos identificados no processo de análise de risco, a contingência é normalmente gerenciada como um item de linha no orçamento do projeto.

Alguns gerentes de projeto alocam o orçamento de contingência para os itens do orçamento que têm alto risco, em vez de desenvolver um item de linha no orçamento para contingências. Essa abordagem permite que a equipe do projeto acompanhe o uso da contingência em relação ao plano de risco. Essa abordagem também atribui a responsabilidade de gerenciar o orçamento de risco para os gerentes responsáveis ​​por esses itens de linha. A disponibilidade de fundos de contingência no orçamento de itens de linha também pode aumentar o uso de fundos de contingência para resolver problemas, em vez de encontrar soluções alternativas e menos dispendiosas. A maioria dos gerentes de projetos, especialmente em projetos mais complexos, gerencia os fundos de contingência no nível do projeto, com a aprovação do gerente do projeto necessária antes que os fundos de contingência possam ser usados.

Riscos dos projetos por fases

O risco do projeto é tratado de diferentes maneiras, dependendo da fase do projeto.

Iniciação

O risco está associado a coisas que são desconhecidas. Mais coisas são desconhecidas no início de um projeto, mas o risco deve ser considerado na fase de iniciação e pesado contra o benefício potencial do sucesso do projeto, a fim de decidir se o projeto deve ser escolhido.

Fase de planejamento

Quando o projeto é aprovado e passa para o estágio de planejamento, os riscos são identificados com cada grupo principal de atividades. Uma estrutura de divisão de risco pode ser usada para identificar níveis crescentes de análise de risco detalhada.

Fase de implementação

À medida que o projeto progride e mais informações ficam disponíveis para a equipe do projeto, o risco total do projeto normalmente diminui, pois as atividades são executadas sem perda. O plano de riscos precisa ser atualizado com novas informações e riscos verificados relacionados às atividades que foram realizadas.

Entender onde os riscos ocorrem no projeto é uma informação importante para gerenciar o orçamento de contingência e gerenciar as reservas de caixa. A maioria das organizações desenvolve um plano para financiar o projeto a partir de recursos organizacionais existentes, incluindo o financiamento do projeto por meio de diversos instrumentos financeiros. Na maioria dos casos, há um custo para a organização manter esses fundos disponíveis para o projeto, incluindo o orçamento de contingência. Como os riscos diminuem ao longo do projeto, se a contingência não for utilizada, os fundos reservados pela organização podem ser usados ​​para outros fins.

Para determinar a quantia de contingência que pode ser liberada, a equipe do projeto conduzirá outra avaliação de risco e determinará a quantidade de risco remanescente no projeto. Se o perfil de risco for menor, a equipe do projeto pode liberar fundos de contingência de volta para a organização controladora. Se riscos adicionais forem descobertos, um novo plano de mitigação é desenvolvido, incluindo a possível adição de fundos de contingência.

Fase de encerramento

Durante a fase de encerramento, os acordos para compartilhamento de risco e transferência de risco precisam ser concluídos e a estrutura analítica de riscos examinada para garantir que todos os eventos de risco tenham sido evitados ou mitigados. A estimativa final de perda por risco pode ser feita e registrada como parte da documentação do projeto. Se uma simulação foi feita, o resultado pode ser comparado ao resultado previsto.

Ficou alguma dúvida sobre a gestão de risco? Deixem nos comentários suas perguntas para que possamos ajudar!

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